Apa yang Harus Dilakukan Saat Mendapat Undangan Tur ke Luar Negeri?

Feature ini dibuat karena masih berhubungan dengan yang saya tulis sebelumnya, “Go Internasional: Perihal Pencapaian atau Geger Budaya?”. Kalau di artikel tersebut adalah tentang memandang fenomena tampil di luar negeri, kali ini saya akan membahas sisi yang lebih teknis, Superfriends.

Saat banyak band kegirangan mendapatkan kesempatan untuk menampilkan musik mereka di tempat baru, satu sisi juga muncul sederet kebingungan yang menghampiri. Karena cukup berbedanya bisnis musik yang ada di Indonesia dan luar negeri, banyak sekali hal yang biasa dilakukan di sini namun sulit untuk diterapkan di sana, terlebih bagi beberapa band dengan skala kecil-menengah.

Selain tentu saja musik yang menarik juga aksi panggung memukau dari para personelnya, ada banyak sekali hal yang wajib disiapkan sebelum berangkat pergi mentas ke luar negeri. Saya pribadi pernah menjadi tur manajer untuk band Rubah Di Selatan asal Jogja ketika mereka menggelar tur Eropa ke Belanda, Luxembourg, Prancis, dan Jerman tahun 2018 lalu. Tapi kalau boleh digarisbawahi, keberangkatan mereka saat itu masuk ke dalam program campaign dari salah satu brand besar. Jadi, tingkat kesulitan dan persiapannya relatif jauh lebih mudah, apalagi dengan berbagai hal seputar finansial.

Untuk saat ini, saya juga sedang mengurus jadwal tur Eropa dari salah satu band post rock skala kecil-menengah asal ibu kota menuju Jerman, Prancis, Luxembourg dan Belgia di musim semi 2023 mendatang. Sayangnya, banyak detil yang belum bisa dibocorkan. Silahkan tunggu kabar terbarunya, segera, karena kalau semua hal berjalan lancar, kami akan mengumumkan untuk tampil di festival post rock terbesar di dunia.

*** 

Jadi, Superfriends, apa yang harus dilakukan saat mendapat undangan untuk menjalankan tur ke luar negeri bagi band skala kecil-menengah?

• Persiapan Tiket dan Dokumen

  Ini menjadi hal paling mendasar. Kalau band kalian sulit untuk meraih sponsor dengan segala pertimbangan jual beli atau konversi angka-angka di banyak platform digital, tidak ada jalan yang lebih bijak dari menabung uang sendiri. Walaupun akhir-akhir ini banyak brand yang tidak lagi melihat angka barter dan melihat proyeksi serta potensi besar di kemudian hari, tapi peluangnya tetap kecil meski tidak ada salahnya untuk tetap dicoba.

  Yang menguntungkan adalah, terutama untuk banyak festival yang digelar di Eropa, mereka akan memberikan waktu cukup panjang untuk kalian melakukan persiapan, terlebih finansial. Biasanya, organizer akan melakukan dealing sekitar 10 bulan sebelum pelaksanaan. Jelas sebuah rentang waktu yang amat mungkin untuk menggemukkan tabungan band dan membeli tiket pesawat pulang-pergi sekitar 2 bulan jelang keberangkatan.

  Kemudian, minta surat undangan bahwa band kalian akan tampil di festival tersebut. Dengan surat rekomendasi, proses pengurusan visa relatif menjadi lebih mudah. Buat itinerary perjalanan seusai rute tur, jangan melebih-lebihkan atau mengurang-ngurangi, beli asuransi perjalanan yang meng-cover banyak hal, karena mengarungi banyak kota lewat jalur darat bisa saja mendatangkan sederet kesialan yang tak terduga. 

  Quick tips; urus visa performer kalau waktunya memungkinkan, kalau tidak, terlebih kalau tujuannya adalah Eropa, visa turis pun cukup.

• Pekerjakan Booking Agent yang Terpercaya

  Penting! jangan pernah berpikir di negara yang bisnis musiknya jauh lebih maju dari Indonesia tidak akan ada “penjahat” skena. Saat mendapat undangan untuk tampil di salah satu festival, akan sayang rasanya kalau hanya tampil di satu pentas saja. Kalau kalian memiliki waktu yang cukup fleksibel, tidak ada salahnya untuk menyambangi kota-kota lain di sekitar festival tersebut. Tidak ada yang mustahil dari rangkaian tersebut, dari menemukan pendengar baru, sampai kesempatan-kesempatan bertemu organizer atau label lain yang bisa saja membuka banyak kesempatan di masa mendatang.

  Jadi, silahkan cari booking agent yang sesuai skala band kalian, Superfriends. Atau yang paling rasional, tanya ke organizer festival siapa booking agent yang biasanya bekerja sama dengan mereka dan yang cocok dengan band kalian. Silakan simak kredensial dari booking agent tersebut di website atau social media mereka, siapa yang turnya pernah mereka handle dan apa saja proyeksinya, dari skala pertunjukan sampai jumlah fee yang ditawarkan.

• Cari Tur Manajer yang Tahan Banting

  Senada dengan booking agent, tur manajer memiliki perang sangat penting demi kelancaran rangkaian. Silahkan cari tur manajer berstamina luar biasa yang bisa merangkap penyewaan van, driver dan merch guy untuk mengarungi satu kota ke kota berikutnya.

  Sebagai pertimbangan kalian, Superfriends, rata-rata harga sewa van dan driver sekitar 250 euro per hari, belum termasuk biaya bensin dan tol antar-negara.

• Persiapkan Backline Seefisien Mungkin

  Yang membedakan tur di Indonesia dan luar negeri adalah ketika band kalian berangkat dari satu kota ke kota lain, tidak termasuk organizer festival, biasa organizer sebuah club show hanya menyiapkan panggung kosong, atau kebanyakan maksimal hanya speaker output penonton dan beberapa monitor panggung. Band kalian diwajibkan untuk membawa sendiri backline demi menunjang performa. Banyak rental backline yang menyediakan berbagai spesifikasi yang dibutuhkan, tentunya dengan berbagai variasi harga.

  Oleh karena itu, agar pengeluaran tidak terlalu membengkak, manfaatkan waktu persiapan sebelum berangkat dengan mengakali teknis panggung secara teliti. Silahkan pilih amplifier paling tepat, sesuaikan dengan pedalboard atau efek yang kalian miliki, bisa atau tidak dengan hanya menggunakan DI box untuk output suara, dan lain-lainnya. Jangan sampai ada yang meleset, Superfriends, karena kalian berangkat untuk memberikan performa terbaik dengan seefisien mungkin.

• Ragam Paket Merchandise

  Saat fee tiap panggung nampaknya akan habis untuk biaya akomodasi, sewa van dan driver, biaya bensin dan tol antar negara, tempat menginap, corong pendapatan lain yang bisa dimanfaatkan oleh tiap band adalah dengan berjualan merchandise. Beruntungnya, biaya produksi merchandise di Indonesia hampir 100% lebih murah dibanding kalian buat di negara tujuan. Memang hal tersebut dalam meringankan beban bagasi pesawat, namun saat tahu bahwa harga jual di negara tujuan bisa sampai 2x lipat dengan di Indonesia, ada margin yang harus diperjuangkan di situ, dan jumlahnya pun menggiurkan.

  Saat penampilan kalian bisa membuat seisi ruangan terperanga kagum, merchandise, dari t-shirt, tote bag, stiker pack atau poster mungkin, tentu akan ludes diborong. Jangan lupa tawarkan paket bundling yang menggiurkan bagi penonton.

Image source: Shutterstock